Довольно часто возникает ситуация, когда директору компании необходимо на некоторое время уехать за границу. В таком случае важно предварительно позаботиться о нескольких вопросах.
-
- Продумайте основание отсутствия директора: будет ли он находится в отпуске, командировке, будет работать дистанционно или может стоит сложить полномочия директора и передать временно ряд функций по управлению управляющему (управляющей компании)? От избранного пути будет зависеть документальное оформление физического отсутствия директора.
- Проверьте срок действия электронной цифровой подписи. Если срок электронной цифровой подписи заканчивается в период физического отсутствия директора в стране − заранее позаботьтесь о его продлении. Это необходимо сделать для того, чтобы компания имела возможность спокойно подавать всю отчетность и совершать иные действия с помощью электронной цифровой подписи.
- Выдайте доверенность, которая будет покрывать все необходимые действия по управлению компанией в отсутствие директора.
Важные полномочия, о которых не стоит забывать:- полномочия, касающиеся регулирования трудовых отношений с работниками (прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, получение бланков трудовых книжек и т.п.), также если у вас проходят практику студенты стоит предусмотреть полномочия на прием на практику, подписание соответствующих отчетов, характеристик, иных документов практикантов, заявок на распределение, гарантийных писем и т.п.
- полномочия, касающиеся получения, отправления почтовых отправлений, в том числе заказных и ценных писем с описью, иной корреспонденции компании;
- полномочия, касающиеся открытия расчетных счетов в банках. Обратите внимание, что без прямого указания в доверенности на данное полномочие расчетный счет вам не откроют;
- полномочия, касающиеся совершения сделок (заключения договоров, подписания доп. соглашений, расторжения договоров, одностороннего отказа от договоров, подписания актов приема приема-передачи, актов выполненных работ (оказанных услуг), подписания товарных накладных, товарно-транспортных накладных), получение любых товарно-материальных ценностей, продаже-покупке имущества компании и т.п. Обратите внимание, что при необходимости возможно ограничить перечень совершаемых сделок, а также их сумму (например, указать, что представитель по доверенности не может заключать договоры займа от имени компании);
- полномочия, касающиеся представления интересов компании в государственных органах, осуществления административных процедур, представления интересов компании в суде (в качестве истца, ответчика, иного участника процесса), подписания и подачи отчетности в государственные органы;
- полномочия, касающиеся регистрации изменений и дополнений в устав компании, подписание заявления о государственной регистрации изменений и дополнений в устав и т.п.
- полномочия, касающиеся изготовления и получения печати (если компания работает с печатью);
- полномочия, касающиеся созыва и проведения общего собрания участников.
- Если директор также является участником компании стоит задуматься о выдаче нотариальную доверенность от физического лица-участника компании, которая будет включать полномочия на:
- реализацию прав участника компании (инициирование проведения общих собраний, участие в общем собрании по любым вопросам или по определенным в доверенности, подписание соответствующих решений, уведомлений, протокола общего собрания и т.п.);
- продажу, дарение доли в компании, в том числе полномочия на подписание соответствующих договоров, уведомлений, полномочия на выход из состава участников. Обратите внимание, что порядок реализации данных полномочий стоит уточнить (например, порядок получения вашего распоряжения или согласия на определенные действия, определения суммы сделки) во избежание в дальнейшем злоупотребления предоставленными полномочиями.
Если участник не желает передоверять некоторые полномочия возможно стоит закрепить в уставе возможность и порядок проведения общих собраний дистанционно для решения вопросов, которые требуют проведения общего собрания.
