Основными законодательными актами, регулирующими порядок открытия и деятельности представительства иностранной организации в Республике Беларусь является Гражданский кодекс и Положение «О порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций», утвержденное Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.12.2013 N 1189.

Представительством иностранной организации является ее обособленное подразделение, расположенное на территории Республики Беларусь, осуществляющее защиту и представительство интересов иностранной организации и иные не противоречащие законодательству функции.

Какие организации вправе открывать представительство в Беларуси:

• иностранные юридические лица;
• иные организации, зарегистрированные в установленном порядке в иностранном государстве;
• органы управления административно-территориальных единиц иностранных государств.

Представительство иностранной организации не является юридическим лицом и не имеет право осуществлять предпринимательскую деятельность.
Представительство коммерческой иностранной организации может быть открыто только в целях осуществления представительством от имени и по поручению представляемой им иностранной организации деятельности подготовительного и вспомогательного характера. Например, изучение товарных рынков, изучение возможностей осуществления инвестиций на территории Беларуси, содействие в реализации международных договоров Республики Беларусь о сотрудничестве в сфере торговли, экономики, финансов, науки и техники, транспорта, а также осуществления иных общественно-полезных целей.

Выдачу разрешения на открытие представительства иностранной организации осуществляет Министерство иностранных дел.

Основные этапы регистрации представительства иностранной организации:

1. Подготовительный этап.

На данном этапе принимается решение об открытии представительства. Решение об открытии представительства оформляется в соответствии с законодательством страны в которой зарегистрирована головная организация.

В решении об открытии представительства целесообразно отразить следующие моменты:

• Непосредственно решение открыть представительство организации в Беларуси;
• Место нахождения представительства;
• Цели открытия представительства;
• Предмет деятельности представительства.

2. Формирование комплекта документов и подача его в Министерство иностранных дел.

Для получения разрешения на открытие представительства в МИД предоставляются следующие документы:

i. заявление;
ii. копию документа, подтверждающего государственную регистрацию иностранной организации в уполномоченном органе страны учреждения организации, выданного не позднее трех месяцев до дня представления в МИД документов для выдачи разрешения на открытие представительства;
iii. положение о представительстве, утвержденное иностранной организацией, в котором указываются цель (цели) открытия представительства, его почтовый адрес, организационная структура, компетенция руководителя представительства, порядок закрытия представительства;
iv. доверенность на руководителя представительства;
v. доверенность на лицо, уполномоченное осуществлять действия, связанные с открытием представительства;
vi. документ, подтверждающий уплату государственной пошлины за выдачу разрешения на открытие представительства.

Размер государственной пошлины за открытия представительства составляет 65 базовых величин за каждый год действия разрешения.

Имеет смысл подготовить сразу 3 экземпляра положения о представительстве и доверенности на главу представительства, а также 2 экземпляра документа, подтверждающего государственную регистрацию иностранной организации.

3. Получение разрешения на открытие представительства.

МИД выдает разрешение об открытии представительства в течение 10 дней с даты предоставления необходимого комплекта документов. Разрешение на открытие представительства может получить глава представительства или иное лицо по доверенности.
Представительство осуществляет свою деятельность с даты получения разрешения на открытие представительства, т.е. с даты, указанной на оборотной стороне разрешения на открытие представительства.

4. Изготовление печати.

Изготовление печати осуществляется специализированными организациями, имеющими соответствующее разрешение.
Для изготовления печати необходимо заполнить заявку и приложить к ней копию разрешения на открытие представительства. Печать изготавливается в течение суток или, в случае срочности, в течение нескольких часов.

5. Подписание контракта с главой представительства и бухгалтером. Служебная карточка главы представительства.

Трудоустройство представительствах иностранных организаций осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь о труде.
Для изготовления служебной карточки на главу представительства в МИД подается заявление и 2 фото размером 3х4 см. Служебная карточка выдается в десятидневный срок с даты подачи заявления.

6. Постановка представительства на учет.

В первую очередь необходимо стать на учет в инспекции Министерства по налогам и сборам.

Для постановки на учет в ИМНС подаются следующие документы:

• Заявление;
• Копия разрешения на открытие представительства;
• Копия положения о представительстве;
• Копия доверенности на главу представительства;
• Копия документа, подтверждающего государственную регистрацию головной организации (это может быть выписка из ЕГР или иной эквивалентный документ).

Для постановки на учет представительства в ФСЗН и Белгосстрах подаются следующие документы:

• Заявление;
• Копия разрешения на открытие представительства;
• Копия положения о представительстве;
• Копия извещения о присвоении УНП;
• Копия устава головной организации.

7. Открытие счета в банке.

Представительством могут быть открыты следующие счета в банках Республики Беларусь:

• текущий (расчетный) счет;
• карт-счета;
• вкладные (депозитные) счета;
• иные счета, установленные законодательством Республики Беларусь.

8. Направление в МИД информации о начале деятельности.

В течение месяца с даты получения разрешения на открытие представительства глава представительства направляет в МИД письменную информацию о:

• штатном расписании;
• номерах телефонов, факсов представительства иностранной организации;
• а также о постановке иностранной организации на учет в налоговых и иных органах Республики Беларусь.

9. Отчетность представительства.

В случае изменения местонахождения, представительство в течение десяти рабочих дней уведомляет МИД и иные заинтересованные государственные органы о новом местонахождении представительства с указанием его почтового адреса, номеров телефонов, факсов, обеспечивает внесение в положение о представительстве соответствующих изменений и представление их в Министерство иностранных дел.

Представительство один раз в год (с 1 по 10 января) представляет в МИД письменный отчет о своей деятельности, в который включаются следующие сведения:

• о местонахождении;
• штатном расписании;
• номерах телефонов, факсов представительства;
• открытых иностранной организацией счетах;
• осуществляемых представительством проектах (программах);
• сроках и ресурсах для их реализации;
• размере выделенных общественным организациям (объединениям) и гражданам ресурсов (грантов) и их получателях;
• описание деятельности представительства за истекший период.